項(xiàng)目管理之日?qǐng)?bào)、周報(bào)
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你所在的公司和項(xiàng)目組，要求寫(xiě)日?qǐng)?bào)、周報(bào)嗎？
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我記得2020、2021年我每天都記日?qǐng)?bào)，那時(shí)候其實(shí)沒(méi)有任何人要求我這么做。
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那時(shí)候所在的項(xiàng)目組，在一個(gè)業(yè)績(jī)快速增長(zhǎng)的賽道上，每天都是各種事，如果每天、每周不記錄，一個(gè)月后很多事情就忘記了。
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現(xiàn)在翻看那時(shí)候的日志，除了具體的事以外，還有很多的反思和復(fù)盤(pán)，對(duì)思維的提升很有幫助。
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現(xiàn)在公司要求按照一定的規(guī)格寫(xiě)日志，反而不知道該怎么寫(xiě)了，因?yàn)轫?xiàng)目組的業(yè)務(wù)增量不夠，這個(gè)過(guò)程就比較煎熬。但反過(guò)來(lái)想，這可能正是苦練內(nèi)功的階段。
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話說(shuō)回來(lái)，作為項(xiàng)目管理人員，我認(rèn)為一份項(xiàng)目周報(bào)還是非常有必要的。至于日?qǐng)?bào)，見(jiàn)仁見(jiàn)智。
那么一份項(xiàng)目周報(bào)，到底應(yīng)該寫(xiě)些什么內(nèi)容呢？可能很多人見(jiàn)過(guò)或?qū)戇^(guò)那種「這周做了什么，下周計(jì)劃做什么」的周報(bào)，但這種周報(bào)的價(jià)值其實(shí)不大。
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一份好的項(xiàng)目周報(bào)，最重要的是回答好三個(gè)問(wèn)題。
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首先，項(xiàng)目的整體進(jìn)展?fàn)顟B(tài)是什么樣的？
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這個(gè)問(wèn)題主要是根據(jù)進(jìn)度以及各種條件信息判斷整體項(xiàng)目的狀態(tài)，當(dāng)前進(jìn)度是正常還是延期，是可控還是不可控，是否存在高風(fēng)險(xiǎn)的問(wèn)題點(diǎn)等。
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其次，風(fēng)險(xiǎn)是不是可控？
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項(xiàng)目中總是會(huì)遇到各種問(wèn)題或中斷，項(xiàng)目周報(bào)中要列明主要的風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)、措施跟進(jìn)以及監(jiān)控狀態(tài)等。
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再次，目標(biāo)達(dá)成是否有問(wèn)題？
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這項(xiàng)主要針對(duì)的是項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)是否如期完成，是否存在一些變更或隱藏的問(wèn)題點(diǎn)會(huì)影響到項(xiàng)目最終目標(biāo)的達(dá)成等。
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項(xiàng)目周報(bào)是向項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和干系人溝通項(xiàng)目狀態(tài)的常用手段，我們需要用簡(jiǎn)要的方式呈現(xiàn)項(xiàng)目全貌，客觀地展示項(xiàng)目問(wèn)題，推進(jìn)問(wèn)題解決。
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好的項(xiàng)目周報(bào)，應(yīng)該讓所有人對(duì)上面提到的三個(gè)問(wèn)題形成統(tǒng)一、清晰的整體認(rèn)知。這份整體認(rèn)知，可以讓平時(shí)扎在細(xì)節(jié)工作中的人，從全局視角來(lái)了解和看待整體，從而更好地完成自己的工作。
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一份周報(bào)也是如此，寫(xiě)的人花費(fèi)半小時(shí)，讀的人應(yīng)該十分鐘之內(nèi)就能看到全局。因此，在寫(xiě)周報(bào)過(guò)程中，那種事無(wú)巨細(xì)的方式不提倡，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，那種周報(bào)也沒(méi)有人會(huì)看。
最后，項(xiàng)目的管理是否做到留痕？
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采用報(bào)告管理工具來(lái)寫(xiě)日?qǐng)?bào)和周報(bào)會(huì)比普通文檔更利于管理，不論是報(bào)告填寫(xiě)、存儲(chǔ)、審批還是查閱，都能做到比普通文檔更加方便快捷。#日?qǐng)?bào)##周報(bào)##企業(yè)管理##項(xiàng)目管理##企業(yè)管理工具##項(xiàng)目管理工具#
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