在當(dāng)今這個節(jié)奏快、壓力大的生活環(huán)境中，時間管理、效率提升是每個人都在思考和探索的事情。時間對于每個人都是公平的，有的人終日忙忙碌碌卻無成效；有的人井井有條，即使工作繁重也氣定神閑，并且還能取得不錯的成績。

為什么有的人效率高，而有的人效率低呢？在這里就不得不提到四象限法則的時間管理理論，用“重要”和“緊急”兩個維度把事情分為四類：重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急。我們要少做不重要也不緊急的事，優(yōu)先做重要不緊急的事，給重要且緊急的事情留出足夠的時間，這樣才有可能讓重要而緊急的事逐漸減少。如果一個人整天都在做不重要也不緊急的事，那他的人生終將碌碌無為。如果總是在做不重要而很緊急的事，雖然看起來很忙，但是沒有什么成效，對于這類事，要想辦法委托給別人做或者盡量少做。如果重要而又緊急的事做得太多，壓力就會倍增，難免忙中出錯。重要但不緊急的事，比如學(xué)習(xí)、戰(zhàn)略規(guī)劃、培養(yǎng)下屬成長，如果長期不管不顧，它們慢慢就會變成重要而緊急的事。所以，我們要學(xué)會時間管理，達到雖然每天事務(wù)纏身，卻仍然能夠頭腦清醒，輕松自如地控制和處理一切。

為什么很多人雖然懂了時間管理的道理，卻依舊無法管理好自己的時間呢？因為盡管知道重要不緊急的事需要做，但總是無法集中注意力。比如我給自己留出完整的兩個小時做某項計劃，但總是定不下心來，不是想著下午有個重要的談判，就是想著晚上還要開會，這些都是緊急的工作。結(jié)果心里煩躁，也沒辦法安心準(zhǔn)備那項計劃。很不幸，這就是現(xiàn)在很多人生活和工作的狀態(tài)，就是心不在焉，你的心并沒有放在你所做的這件事上。孟子曰：“學(xué)問之道無他，求其放心而已矣”所謂放心，即找回失去的本心，放在專注的事情上，這就是學(xué)問之道。莊子曰：“至人之用心若鑒，物來則現(xiàn)，物去不留?！币馑际侵寥说男南耒R子一樣，事情來了在面前自然顯現(xiàn)，事情走了心也清空了。老子讓我們學(xué)習(xí)嬰兒，很小的孩子剛剛還難過得掉眼淚，一扭頭，還掛著兩行淚水就可以全身心投入到眼下的玩耍中去了，待會兒要是想起來，接著哭，哭完之后又可以很投入地玩耍。這才是專心致志的人工作時應(yīng)有的狀態(tài)：盡管下午有一個嚴(yán)肅的談判，晚上還有一個重要的會議，但也不影響我把當(dāng)下的工作做好。

空手道中用“心如止水”來形容一切就緒的狀態(tài)。想象把一粒石子投入沉寂無聲的池塘，池塘中的水會有什么反應(yīng)呢？根據(jù)投石的重量、速度、角度，可能激起一片漣漪，也可能濺起水花，然后歸于平靜。池水即不會反應(yīng)過激，也不會置之不理?？帐值烙眠@種方法告訴我們：對于外在事物的反應(yīng)要適度，即不能沒有反應(yīng)，也不能反應(yīng)過度。我們之所以要學(xué)習(xí)水，就是因為水具有這種德行：讓它動的時候它能夠有反應(yīng)，可立刻又恢復(fù)平靜。在生活和工作中，任何造成你反應(yīng)過度或者反應(yīng)不足的事情都可能反過來控制你。什么叫反應(yīng)過度？就是有的事本來沒那么嚴(yán)重，但你表現(xiàn)出過多的焦慮，這種焦慮就會反過來控制你，讓你在那一刻什么事情都做不了。有的事不至于讓你那么生氣，但是你氣得一下午都不想說話，晚上吃不下飯，夜里睡不著覺，生氣就已經(jīng)控制住你了。什么叫反應(yīng)不足？有的事你早就該處理，早點處理就沒事了，但因為你懶拖延，到最后事情變得很嚴(yán)重，它會反過來控制你。任何造成你反應(yīng)過度或者反應(yīng)不足的事都有可能反過來控制你。很多人對一些事情不是過分關(guān)注，就是不屑一顧，而沒法做到心如止水。

在生活中有一個極為普遍的情況：由于人們對自己做出的承諾或者承擔(dān)的義務(wù)管理不當(dāng)，他們承受著重重的壓力和折磨，如果能夠?qū)W會對生活中懸而未決的問題加以控制，就可以有效地緩解壓力。所謂懸而未決的事，就是那些能夠經(jīng)常喚醒你模糊記憶的事情。其實困擾我們的不是這件事情本身，而是未完成的事情給你帶來的無形壓力。你總要在心里分出一部分精力惦記著那件事，這會導(dǎo)致你眼下所做的事效果失真。

東方哲學(xué)會告訴你，忘掉腦海中的那件事，只處理眼下的事，但要做到很難。西方人的方法是給你做一個工作籃，里面裝著待處理的事，你只要把未處理的事扔進這個工作籃里，然后一件接著一件地處理就好了。現(xiàn)在有了智能手機，通常都自帶日程表，你可以把自己要做的事記錄在日程表中。比如周三下午2點到4點要進行一個談判，那么在周二上午10點到12點，要騰出時間來為這個談判做準(zhǔn)備。當(dāng)你記下了這件事情，同時記下了它的準(zhǔn)備時間，你就可以把它從記憶區(qū)刪除了，你的精力只需要放在眼下該處理的事上即可。到了計劃時間，你再認(rèn)認(rèn)真真完成既定的安排。用這種方式來規(guī)劃工作和生活，你會發(fā)現(xiàn)自己的心平靜了很多，思緒也不會漂浮不定。

一般觀點認(rèn)為，最恰當(dāng)?shù)淖鍪路绞绞鞘紫却_定個人或者公司的總體目標(biāo)，然后定義工作的主要目標(biāo)，最后把焦點集中到實施細(xì)節(jié)上。但是多年的觀察經(jīng)驗告訴我們：自下而上的方法其實更具有實用價值，也就是從你當(dāng)前任務(wù)的最底層入手。試想一個場景，你穿著一件寬大的泳衣走到游泳池，這件寬大的泳衣一進水里就松了，隨時可能會掉。這時候眼睛緊緊地盯著遠(yuǎn)處的那個目標(biāo)是沒用的，因為你的手里還要提著泳衣防止它掉下去。所以，與其整天盯著那個遠(yuǎn)處的目標(biāo)，不如先給自己換一件合適的泳衣。先把自己身邊的小事處理好，才有可能全身心去為未來的目標(biāo)服務(wù)，所以行動管理最重要的技巧是把一切事物趕出你的大腦。在實際行動中，要盡量讓自己憑自覺去挑選執(zhí)行的行動，而不是重新思考那些行動的來龍去脈。

對同一件事情不需要進行兩次相同的思考，我們經(jīng)常會反復(fù)地思考同一件事情，你要把自己的大腦處理成一種CPU和內(nèi)存的關(guān)系。CPU不負(fù)責(zé)存儲，把存儲全部交給內(nèi)存。需要運算什么，再從內(nèi)存中調(diào)出來，用CPU來處理，處理完之后再把它丟回到內(nèi)存中去。所以，清空你的大腦意味著你要把一些事情放到你的智能手機或者日程表里，這時候你的大腦就只負(fù)責(zé)處理眼下的事情了。不要費腦子去反復(fù)地思量同一件事情，因為你在反復(fù)思量那件事情的時候，其實那件事并沒有推進，這是自下而上的行動管理。

那么如何高效的管理時間呢？有五個步驟來進行高效的管理時間。第一個步驟是準(zhǔn)備階段：觸發(fā)扳機。在進入工作狀態(tài)之前需要做一些準(zhǔn)備工作，比如給自己安排一張舒服的桌子，周圍放一些自己喜歡的書或者一臺筆記本電腦。為自己營造一個愉悅舒適氛圍，然后給自己一個觸發(fā)扳機。希望養(yǎng)成一個習(xí)慣，最好是給自己一個行動觸發(fā)扳機。這個行動觸發(fā)扳機有什么好處呢？比如，這張桌子的布置風(fēng)格環(huán)境都是我喜歡的，我坐在這里就可以安心地寫作，或者安心地打字，專心地畫畫，干什么都可以。所以畫家需要一間畫室、一個畫板、一張大桌子，我們需要一個讓自己安心的辦公區(qū)和一張準(zhǔn)備好的辦公桌，建議不要跟別人共享，包括家人。如果有旁人在，你本來想去工作，結(jié)果看見地方被占了，心里就默默地放棄了：“今天就算了吧”，這段時間又被你浪費了。除了給自己準(zhǔn)備一個精心布置的工作區(qū)以外，還要給自己準(zhǔn)備一個移動的工作區(qū)，這是隨著時代發(fā)展，我們生活方式改變后需要開發(fā)出的另一個時間管理方法。由于工作和生活的原因，很多時候我們都需要乘坐飛機、動車去另一個城市，頻率變得越來越高，你可以讓自己在移動的區(qū)域里騰出時間來處理公務(wù)或者看書。飛機上很安靜，沒有人跟你說話，手機也不能用，這個時候排遣無聊最好的方法就是看書。當(dāng)你給自己準(zhǔn)備好工作區(qū)以后，就要提醒自己提升工作效率。

第二個步驟是收集數(shù)據(jù)：引起我們注意的事物和信息。收集數(shù)據(jù)是指收集一切引起我們注意的事物和信息，無論大小輕重緩急。收集數(shù)據(jù)包括兩個方面：一是外在的數(shù)據(jù)收集工作，二是內(nèi)在的數(shù)據(jù)收集工作。外在的數(shù)據(jù)收集工作包括搜索你周圍的環(huán)境，從你的辦公桌開始，擴展到你的抽屜、柜子等，這些地方要保持清爽干凈，不要有冗余的堆積，龐雜的東西會形成干擾。內(nèi)在的數(shù)據(jù)收集是指搜索那些仍然存儲在你腦海當(dāng)中的事情。有的人認(rèn)為時間管理就是管理工作上的事情，比如要跟張總見面，要跟小劉談一談，要去簽個合同等等，他雖然有很多事情要做，但不代表效率高。他很可能因為兒子在學(xué)校打架、老婆要求添置新家具等家長里短的事情而心煩意亂，無法高效完成工作上的事。其實這種想法是有偏差的，教養(yǎng)孩子、關(guān)系另一半、照顧父母、幫襯朋友等等，這些都是人生的一部分，你為人生中重要的事情煩心，本身就是不對的。事實上，處理這些事情的時間可能沒有你想的那么多，但是一直拖著不處理就會造成你和他人情緒上的變化，導(dǎo)致你對這些事變得更加敏感，因此，這種工作之外的數(shù)據(jù)也需要收集起來。我們可以拿出一張紙寫下要處理的事情。一張紙就寫一件事，處理完這張紙上的事情之后，就可以下面空白的地方寫下你處理的方法和過程，這張紙就可以存檔了。如果事情不重要，你可以做完后把它撕掉。當(dāng)你把所有的事全部都用紙或手機App記下之后，你的收集工作就做完了。

第三個步驟是處理階段：清空工作籃。處理階段的任務(wù)就是清空工作籃，在這個階段，你需要對所有收集的信息進行處理。徹底地清空你的工作籃，這并不意味著完成你收集到的所有工作，因為你所收集的工作未必一定都要由你來完成，但是你必須處理它們。處理階段有三個基本原則：第一是先處理工作籃中最上面的事情，就是比較著急的事情。比如老婆讓你買家具，如果再不買的話她就要生氣了，你就得趕緊把這件事情處理了，其實打個電話或者去淘寶買就好了。第二是一次只做一件事。這是一個特別重要的建議，我們經(jīng)常一件事做到一半，就擱在一旁去做另一件事，沒等做完，又?jǐn)R在一旁。這樣會導(dǎo)致很多事你都只做到一半就忘了，下次啟動又得從頭開始做。這種方式費時又費力，所以一次就做一件事。第三是不要把事務(wù)再次放回工作籃。在處理事務(wù)的過程中，你可能會面臨一個問題：某件事情處理到這一步?jīng)]結(jié)束，但是不知道下一步該如何行動。這時候有三種情況，如果能夠找到具體的下一步行動，那么你就需要權(quán)衡是立即執(zhí)行把它完成，還是指派他人完成或者是延遲處理。在不得已的時候，我們才會延遲處理。能夠立即完成的就立即完成，如果能夠指派他人完成的就指派他人來做。如果是延遲處理，你就需要在工作籃中記錄下來。工作籃中有一些內(nèi)容是不需要采取行動的，此時你需要對它們進行分辨。如果這件事現(xiàn)在根本決策不了，三年后再說，那么就把它仍在一邊，或者這件事只能作為參考資料收集起來。這樣工作籃中需要處理的事務(wù)就會逐漸減少，可以想象一下，你有一個工作籃，里邊放了很多件事，做完一件拿走一件，做完一件歸檔一件，你的工作就會變得越來越少，你的生活也會變得越來越高效。

第四個步驟是組織整理：建立好一個清單。從組織整理的角度來看，需要跟蹤和管理的事情可以把它們大概分成七類：項目清單、項目的輔助資料、記錄在日程表中的行動和信息、下一步的行動清單、等待清單、參考資料和將來、也許清單。保持這些類別之間的界限分明，是整個組織整理工作中非常重要的一部分。除了堅持對個人系統(tǒng)進行詳細(xì)清晰的分類之外，還要關(guān)注建立和使用核查清單，它可以幫助你關(guān)注項目事件、愛好、職責(zé)等領(lǐng)域中可能出現(xiàn)的各種潛在問題。通常情況下，團隊或公司內(nèi)部組織的這種咨詢活動最終會形成一份極具參考價值的核查清單，其中包含了對日后面試新人和培訓(xùn)員工的一些重點方向。管理一個團隊或一個組織，并希望這個組織能夠同步往前推動。這種管理方式比管理一個工作籃要復(fù)雜得多，你需要有七類時間，并且將這七類時間分門別類地管好，這樣才能看到整個團隊在向前不斷地推動。當(dāng)一個團隊有了共同的愿景之后，最重要的行動就是確定關(guān)鍵要務(wù)，只有團隊中的每一個人都知道自己這個崗位的關(guān)鍵要務(wù)，并且能夠通過推動這個關(guān)鍵要務(wù)來達成關(guān)鍵指標(biāo)時，才能夠保證我們實現(xiàn)最終的愿景。組織整理的這一部分，其實跟關(guān)鍵要務(wù)是有關(guān)系的。為了能夠使得時間管理變得有效，需要養(yǎng)成檢查回顧的好習(xí)慣，只有檢查回顧才能夠保障系統(tǒng)有效地運行。在事務(wù)或者項目做了一段時間、一個階段以后，我們就需要開始回顧了，我們應(yīng)該關(guān)注哪部分內(nèi)容安排在什么時候進行，回顧應(yīng)該怎樣進行，隔多久再進行一次?；卮鸬谝粋€問題我們可以從三個方面入手：首先，查看日程表；然后，檢查我們的工作清單或者根據(jù)情景來選擇恰當(dāng)?shù)幕仡檭?nèi)容；最后，你至少需要每周回顧一次那些懸而未決的事情。這種回顧能夠幫助你在忙亂的生活中謹(jǐn)記最重要的工作和最重要的目標(biāo)，把握住自己的方向。每周核查一下你的關(guān)鍵要務(wù)到底有沒有推進，這的確是令所有團隊最擾頭的事。我們需要經(jīng)常向自己的團隊強調(diào)的事情就是：這一周的關(guān)鍵要務(wù)到底是什么？實現(xiàn)了沒有？為什么沒實現(xiàn)？沒實現(xiàn)的原因是什么？怎么排除它？這樣才能夠保持每周都會有新的變化發(fā)生。

第五個步驟是執(zhí)行階段：立刻行動。當(dāng)一件事情即將被付諸行動時，其實你就已經(jīng)完成了對大量可選方案的篩選，也有了基本的方向。但請不要急于行動，可以留出一些時間做一個頭腦風(fēng)暴，它會有助于你做出最終的科學(xué)決策。這個暫緩的行動非常必要。怎么做頭腦風(fēng)暴呢？當(dāng)你啟動大腦去思考某個問題時，你可以把所有的想法都羅列出來，再對羅列的想法進行分析篩選。頭腦風(fēng)暴有幾個關(guān)鍵的技巧：不要判斷、不要質(zhì)疑、不要評估、不要批判。一個想法冒出來，就把它寫下來，你有一招，其他人還有別的招，大家湊在一起，每個人都可以暢所欲言地談自己的想法。如果能夠各抒己見、集思廣益，我們就可以獲得大量的思路和想法。在這個過程中，千萬不要過早地進入討論和批評，這會使得頭腦風(fēng)暴的效果減弱。有時候開會的效率很低，就是因為有人剛剛提出一個想法，另一個人就說你那個不行或者需要很多錢，條件還不成熟等等，一旦出現(xiàn)了爭論，其他人就沒有動力再提供更多的想法了。所以，效率最高的方法就是羅列，有想法就羅列出來，羅列的數(shù)量越多，就越能減少思維的盲區(qū)。最后，再組織分析這些想法，從中找出一個你認(rèn)為最合適的來實施。這五個步驟是我們處理問題的基本過程，在套用這些方法來管理自己生活的時候，我們需要養(yǎng)成收集的好習(xí)慣，比如帶一個小本子，把重要的事情記在本子上，一個好習(xí)慣的養(yǎng)成是我們處理一件復(fù)雜事情的基礎(chǔ)。

最后，如果你想把時間管理好，想讓自己成為一個高效率的人，就要關(guān)注事情的結(jié)果。關(guān)注事情的結(jié)果就是要在腦海中對自己要做的事情有一個正面預(yù)期，當(dāng)正面預(yù)期在你腦海中出現(xiàn)的時候，你才有動力去做這些事情。有一個具體明確的目標(biāo)放在那里，就會迫使你確定下一步的行動。當(dāng)你開始行動的時候，首先一定要學(xué)會心無旁騖地做事，學(xué)會心如止水，讓內(nèi)心保持清澈寧靜。然后從離你最近的事情開始處理，經(jīng)過一系列的過程將自己生活和工作中的事情處理好，如此便可以達到我們理想中的狀態(tài)，氣定神閑地面對工作和生活。