合同管理內(nèi)部控制流程圖
一、工作步驟示意圖
二、工作流程圖
三、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及主要防控措施一覽表
（一）合同訂立階段
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流程 | 關(guān)鍵環(huán)節(jié) | 風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn) | 主要防控措施 | 責(zé)任主體 |
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合同訂 立 | 合同調(diào)查 | 調(diào)查結(jié)果與被調(diào)查單位的實(shí)際情況不符致使合同履行存在風(fēng)險(xiǎn)，單位利益受損 | 1、建立合同調(diào)查報(bào)告制度，合同簽訂前，必須履行調(diào)查工作程序，出具調(diào)查報(bào)告； 2、建立牽制和復(fù)核機(jī)制，慎重選擇調(diào)查成員。 | 合同調(diào)查組織部門(mén) |
合同談判 | 與合同對(duì)方合謀在重大問(wèn)題做出不當(dāng)讓步或泄露本單位合同謀略導(dǎo)致單位利益受損 | 1、實(shí)行合同談判聯(lián)席制度，法律、技術(shù)、財(cái)會(huì)人員聯(lián)合進(jìn)行談判； 2、重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)聘請(qǐng)外部專家參與合同談判； 3、建立責(zé)任追究制度，談判的重要事項(xiàng)和各方意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行記錄并妥善保存，作為追究責(zé)任的重要憑據(jù)。 | 合同談判負(fù)責(zé)部門(mén) | |
合同文本擬定 | 在合同擬定中故意隱藏重大疏漏和欺騙，導(dǎo)致單位利益受損 | 1、采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，訂立書(shū)面合同； 2、重大經(jīng)濟(jì)合同應(yīng)聘請(qǐng)法律顧問(wèn)和第三方技術(shù)專家審查合同條款。 | 合同文本擬定負(fù)責(zé)部門(mén) | |
合同審核 | 對(duì)合同條款、格式審核不嚴(yán)格，可能使單位面臨訴訟的風(fēng)險(xiǎn)或造成經(jīng)濟(jì)利益損失 | 1、建立會(huì)審制度，歸口管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、財(cái)會(huì)部門(mén)聯(lián)合審查； 2、審查人員對(duì)做出的審查結(jié)果負(fù)責(zé)，歸口部門(mén)對(duì)合同審查結(jié)果負(fù)全面責(zé)任。 | 財(cái)會(huì)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、合同業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén) | |
合同簽訂 | 授意或合謀串通簽訂虛假合同，謀取私利或套取、轉(zhuǎn)移資金 | 1、嚴(yán)格各類(lèi)合同的簽署權(quán)限； 2、嚴(yán)格合同專用章保管制度； 3、采取恰當(dāng)措施，防止已簽署的合同被篡改。 | 合同簽訂經(jīng)辦部門(mén) |
（二）合同履行階段
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流程 | 關(guān)鍵環(huán)節(jié) | 風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn) | 主要防控措施 | 責(zé)任主體 |
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合同履 行 | 合同履行情況監(jiān)控 | 發(fā)現(xiàn)合同履行中的風(fēng)險(xiǎn)不采取措施，合同糾紛處理不當(dāng)致使國(guó)家利益受損 | 1、明確相關(guān)責(zé)任人在合同履行過(guò)程中的責(zé)任； 2、建立合同履行定期調(diào)查制度，檢查分析合同履行情況及效果，敦促對(duì)方積極履行合同； 3、制定應(yīng)急預(yù)案，對(duì)無(wú)法繼續(xù)履行的合同，及時(shí)采取措施，降低損失。 | 合同業(yè)務(wù)履行部門(mén)，合同歸口管理部門(mén) |
合同履行監(jiān)督審查 | 不按照規(guī)定的程序辦理合同的變更、解除等程序，單位利益受損 | 建立合同履行監(jiān)督審查制度： 1、合同補(bǔ)充、變更及解除需按規(guī)定進(jìn)行報(bào)告和審查。 2、以書(shū)面形式變更和解除合同； 3、對(duì)造成的損失，及時(shí)提出索賠。 | 合同業(yè)務(wù)履行部門(mén)，合同業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén) | |
合同價(jià)款支付 | 未按照合同規(guī)定的期限、金額和方式付款，可能導(dǎo)致單位經(jīng)濟(jì)利益遭受損失或面臨訴訟的風(fēng)險(xiǎn) | 1、建立合同管理信息系統(tǒng)，跟蹤合同履行情況，在臨近結(jié)算期限的合理時(shí)間提示財(cái)會(huì)部門(mén)進(jìn)行資金結(jié)算提示； 2、合同承辦人員及時(shí)收集憑證資料，經(jīng)審批后在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交財(cái)會(huì)部門(mén)辦理結(jié)算； 3、財(cái)會(huì)部門(mén)對(duì)合同條款和經(jīng)審批的結(jié)算申請(qǐng)資料進(jìn)行審核； 4、未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書(shū)面合同而未簽訂的，財(cái)會(huì)部門(mén)在付款之前向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告； 5、財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期與合同歸口管理部門(mén)核對(duì)，根據(jù)合同履行情況辦理價(jià)款結(jié)算和進(jìn)行賬務(wù)處理，確保按合同約定及時(shí)結(jié)算相關(guān)價(jià)款。 | 合同歸口管理部門(mén)，財(cái)會(huì)部門(mén) | |
合同登記歸檔 | 合同登記歸檔環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)包括: (1)合同及相關(guān)資料的登記、流轉(zhuǎn)和保管不善，導(dǎo)致合同及相關(guān)資料丟失，影響到合同的正常履行和糾紛的有效處理。 (2) 未建立合同信息安全保密機(jī)制，致使合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密泄露，導(dǎo)致單位或國(guó)家利益遭受損失。 | 1、合同歸口管理部門(mén) 定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)，登記合同的訂立、履行、結(jié)算、補(bǔ)充或變更、解除等情況； 2、建立合同文本統(tǒng)一分類(lèi)和連續(xù)編號(hào)制度； 3、合同終結(jié)應(yīng)及時(shí)辦理銷(xiāo)號(hào)和歸檔手續(xù)； 4、明確合同流轉(zhuǎn)、借閱及歸還的職責(zé)權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求； 5、簽訂合同保密承諾，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過(guò)程中涉及的國(guó)家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密。 | 合同業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén) | |
合同糾紛處理 | 在合同訂立、履行過(guò)程中，出現(xiàn)合同糾紛問(wèn)題，如果處理不當(dāng)，可能損害單位利益、信譽(yù)和形象。 | 1、明確合同糾紛的處理辦法和處理責(zé)任，糾紛處理過(guò)程中，未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ阶龀鰧?shí)質(zhì)性答復(fù)或承諾； 2、在履行合同過(guò)程中發(fā)生糾紛的，單位應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)效內(nèi)與對(duì)方協(xié)商談判； 3、合同糾紛協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當(dāng)簽訂書(shū)面協(xié)議確認(rèn)； 4、合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)向單位有關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。 | 單位負(fù)責(zé)人，合同業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén) |
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