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01 項目綜合管理制度
02 項目會議管理制度
03 資質(zhì)證章管理規(guī)定
04 收文發(fā)文管理辦法
一、項目綜合管理制度
項目綜合管理制度
第1章 總則
第1條 目的
1.保證項目整體目標的順利實現(xiàn)。
2.及時進行統(tǒng)籌安排,溝通、協(xié)調(diào)各方的要求。
3.解決項目實施過程中的各種矛盾沖突。
4.實現(xiàn)對項目的質(zhì)量、進度、費用、安全等目標的綜合管理。
第2條 適用范圍
本制度適用于項目部項目綜合管理各項工作。
第3條 綜合管理原則
1.以實現(xiàn)項目總體目標為中心。
2.確保實現(xiàn)有效溝通,協(xié)同解決問題。
3.職責(zé)分明,責(zé)任當人,保證工程項目各項工作的整體協(xié)調(diào)、有序運行。
第4條 項目綜合管理主要工作內(nèi)容
1.制定項目部相關(guān)規(guī)章制度并貫徹執(zhí)行。
2.提出項目建議,說明項目的范圍。
3.制定項目管理計劃。
4.指導(dǎo)、監(jiān)督項目執(zhí)行過程。
5.審查所有的項目變更請求,批準變更并控制可交付成果。
6.參與項目竣工驗收,編制項目總結(jié)報告,正式結(jié)束項目。
第5條 歸口管理
項目部綜合管理辦公室是項目綜合管理的歸口管理機構(gòu),負責(zé)日常項目綜合管理工作。項目部其他職能機構(gòu)須配合其工作。
第2章 項目計劃的制定與實施
第6條 項目計劃編制依據(jù)
1.積累的項目歷史經(jīng)驗。
2.公司的規(guī)劃與相關(guān)制度,包括質(zhì)量管理制度、人力資源管理制度、財務(wù)制度等。
3.事先規(guī)定的預(yù)算。
4.公司其他相關(guān)工作計劃。
第7條 項目計劃的內(nèi)容與編制要點
項目計劃的內(nèi)容與編制要點如下表所述。
項目計劃編制要點
計劃種類 | 說明 | 編制要點 |
總體計劃 | 項目的范圍、目標、環(huán)境、背景、總體部署等 | 1.總體計劃與控制 2.關(guān)鍵人員安排,利益相關(guān)方協(xié)調(diào) 3.資金籌措 4.計劃分解 |
實施計劃 | 包括工作細則、工作檢查及相應(yīng)措施等 | 1.應(yīng)采取什么方法組織實施項目 2.研究如何利用最佳資源,用盡量少的資源獲取最好的效益 |
人力資源計劃 | 人員分工及協(xié)作 | 1.自上而下確認組織結(jié)構(gòu) 2.自下而上編制人員分工及人力資源需求計劃 |
設(shè)備采購計劃 | 明確所需設(shè)備的名稱,使用時間,設(shè)計、制造與驗收時間,設(shè)備進貨來源 | 1.掌握有關(guān)采購物資的信息 2.項目經(jīng)理檢查所訂計劃是否能保證項目管理總目標的實現(xiàn) |
資源采購計劃 | 明確所需物資的名稱與數(shù)量,使用時間,設(shè)計、制造與驗收時間 | 預(yù)先制定切實可行的物資、技術(shù)資源供應(yīng)計劃 |
變更控制計劃 | 明確變更種類,包括進度變更、費用變更、合同變更、范圍變更、人力資源變更等 | 規(guī)定處理變更的步驟、程序及確定變更的準則 |
績效報告計劃 | 明確進度控制,預(yù)測有關(guān)活動的發(fā)展進度 | 1.確定所監(jiān)督的工作情況 2.檢查工作進展情況和采取調(diào)整措施 3.制定報告計劃,確定報告編寫人、報告內(nèi)容和報告聽取人 |
財務(wù)會計計劃 | 主要是費用控制計劃,實際費用與預(yù)算費用得比較,確定盈虧情況 | 1.規(guī)定使用的預(yù)算方法 2.明確預(yù)算費用種類 3.收集、處理信息,及時檢查,采取補救措施 |
文件控制計劃 | 主要包括原始的以及修訂過的計劃 | 闡明文件的控制方式、各種細則,并負責(zé)建立與維護項目文件 |
應(yīng)急計劃 | 明確在確定工期、編制預(yù)算時要留有余地及工期進度變更、預(yù)算變更的原則 | 要明確規(guī)定何種情況才能實施這些應(yīng)急計劃 |
支持計劃 | 包括軟件支持、培訓(xùn)支持和行政支持計劃 | 要收集盡可能多的信息,綜合考慮,通盤研究 |
第8條 項目計劃的實施
綜合管理辦公室根據(jù)項目目標制定項目計劃,報項目部經(jīng)理審批后,嚴格執(zhí)行。
第9條 項目實施過程的工作依據(jù)
1.項目計劃。
2.公司相關(guān)規(guī)章制度。
3.風(fēng)險預(yù)防方案。
4.項目修正計劃。
第3章 項目監(jiān)督與變更管理
第10條 項目過程監(jiān)督
項目部按照項目的工作計劃開展項目工作,綜合管理辦公室對項目的過程進行全程的監(jiān)督,及時進行項目檢查,發(fā)現(xiàn)項目存在的問題并及時解決。
第11條 項目變更申請
在監(jiān)督項目的實施過程中,各負責(zé)人可根據(jù)實際情況提出項目變更申請,如擴大或縮小項目范圍、修改成本或進度估計等。
第12條 項目變更申請程序
項目變更申請須由項目各負責(zé)人填寫變更申請表,交綜合管理辦公室審查,經(jīng)審查表格填寫無誤且內(nèi)容符合變更申請條件的,由綜合管理辦公室主任簽字,報項目總工程師與項目部經(jīng)理審批。
第13條 實施項目變更
項目部根據(jù)已經(jīng)審批的變更申請表繼續(xù)開展項目工作,相關(guān)部門及人員對其進行嚴格的監(jiān)督。
第4章 項目收尾管理
第14條 項目驗收
項目結(jié)束后,相關(guān)部門及人員須組織制定驗收計劃,并按計劃開展項目竣工驗收工作,總結(jié)項目工作經(jīng)驗和收獲提高項目管理績效。
第15條 項目驗收的標準
1.項目工作目標。
2.項目合同約定。
3.項目工作計劃,包括技術(shù)質(zhì)量計劃等。
第5章 附則
第16條 本制度由項目部負責(zé)編制、修訂,解釋權(quán)歸項目部所有。
第17條 本制度自頒布之日起開始執(zhí)行。
二、項目會議管理制度
項目會議管理制度
第1章 總則
第1條 目的
為規(guī)范項目會議管理工作,加強各部門之間的溝通與協(xié)作,本著以下四大目的,特制定本制度。
1.為實現(xiàn)有效管理,促進項目溝通與合作。
2.提高項目執(zhí)行工作目標的效率,追蹤各項目小組工作進度。
3.協(xié)調(diào)各項目小組的工作方法、工作制度、人員及設(shè)備的調(diào)配。
4.集思廣益,提出項目工作改進的建議。
第2條 適用范圍
本制度適用于項目部會議工作相關(guān)事項。
第3條 職責(zé)權(quán)限
項目部綜合管理辦公室負責(zé)項目部會議管理工作,負責(zé)會議的籌備、通知、記錄等相關(guān)工作。
第2章 會議類型說明
第4條 會議類型說明
根據(jù)召開的頻率,項目部會議分為以下四種類型,具體如下表所示。
項目部各類會議說明
會議類型 | 召開頻率 | 主持人 | 與會人員 | 會議內(nèi)容 | 記錄人 |
部門工作 例會 | 每月 | 項目部 經(jīng)理 | 項目總工程師、項目各小組負責(zé)人 | 1.各項目小組工作情況的匯報,研究工作中存在的問題,總結(jié)經(jīng)驗與教訓(xùn),協(xié)調(diào)各小組工作 2.傳達公司有關(guān)決定與指示,結(jié)合公司實際情況,擬定、貫徹落實具體的方案與措施 3.商討下一步工作計劃和工作任務(wù) | 綜合 管理 辦公室 |
項目小組 會議 | 每周 | 小組 負責(zé)人 | 項目小組 成員 | 1.協(xié)調(diào)項目小組工作的開展,及時發(fā)現(xiàn)并處理工作中的問題 2.明確項目小組在整個項目中的狀況,及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn),制定下期工作計劃 | 項目內(nèi)部小組 |
工地現(xiàn)場 辦公會 | 每周 | 項目部 經(jīng)理 | 總工程師、現(xiàn)場管理人員、公司 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo) | 1.會議內(nèi)部講評工程的質(zhì)量、安全、工程進度、文明施工等情況,并提出施工中的問題及解決方案 2.傳達上級部門的有關(guān)規(guī)定與指示,確保過程項目的順利進行 | 綜合 管理 辦公室 |
項目成員 全體會議 | 每半年定期召開一次/不定期召開 | 項目部經(jīng)理或其授權(quán)人員 | 項目 全體成員 | 1.項目進展情況、重大變更及舉措等 2.對項目成員的表彰、獎勵、懲罰 3.項目工作總結(jié),下一年度工作計劃及安排 | 綜合 管理 辦公室 |
備 注 | 1.各項目根據(jù)會議需要可增加相關(guān)列席人員 2.綜合管理部負責(zé)組住會議召開,做好各項準備工作 3.項目小組會議結(jié)束后,各小組會議記錄者需整理會議記錄,及時提交綜合管理辦公室 |
第3章 會前準備
第5條 會議召開的申請形式
會議的召開通過口頭或書面形式提出,口頭僅適用于例會召開的確認。
第6條 會議召開準備
1.對于定期召開常規(guī)會議,在會前應(yīng)明確該次會議的主題和臨時出席人員。
2.對于不定期召開的會議,組織人須準備會議籌備報告,報告一般包括以下內(nèi)容。
(1)會議名稱、議題、目標。
(2)會議時間、地點、議程、事項。
(3)會議主持人、出席人員名單。
(4)會議財務(wù)預(yù)算。
(5)接待工作說明。
(6)當前籌備情況及進展、存在的問題、解決方案。
(7)會議時間進度表。
第7條 會議通知
根據(jù)會議要求,綜合管理辦公室擬定會議通知單,并做好每輪的通知工作,出席會議的重要人員應(yīng)通過電話、郵件等方式確認,并作出相應(yīng)的安排。
第8條 會場準備
綜合管理辦公室及時準備會議場所、會議文件或資料,并進行會場布置、設(shè)備調(diào)試,確保重點發(fā)言對象及時、準確地發(fā)言。
第9條 與會人員準備工作
與會人員在收到會議通知后,應(yīng)認真準備發(fā)言要點、提案綱要等,配合主持人,確保會議達到預(yù)期的效果。
第10條 會議變更
已列入會議計劃的會議,如需改期,或遇到特殊情況需要安排新的其他會議時,綜合管理辦公室需提前 天發(fā)出通知。
第4章 會議過程管理
第11條 會議簽到
與會人員應(yīng)在會議工作人員準備好的簽到簿上簽署自己的姓名。若是涉外會議,聯(lián)系簿上應(yīng)列有姓名、職務(wù)、所屬公司及所在部門等內(nèi)容。
第12條 會議記錄
項目會議記錄要真實地反映、會議的內(nèi)容和進展。會議記錄主要包括以下四項內(nèi)容。
1.會議議題。
2.圍繞議題的討論、觀點。
3.會議決議事項。
4.對會議產(chǎn)生影響的內(nèi)容或活動。
第5章 會后工作
第13條 會議文件的編制與分發(fā)
會議記錄人員應(yīng)將會議記錄在一天內(nèi)整理完畢,送交會議主持人核閱,核閱后交由項目部經(jīng)理簽字確認,然后分發(fā)至項目各部門,以備查閱,并要求閱者簽字為據(jù)。
第14條 落實會議決議
綜合管理辦公室負責(zé)督辦和催辦會議形成的決議或決定,將會議決議事項催辦通知單于會后一周內(nèi)發(fā)到相關(guān)負責(zé)人,并收取反饋意見。
第15條 歸檔會議資料
綜合管理辦公室作好會議總結(jié),整理會議資料并進行歸檔。
第6章 會議要求
第16條 參會人員必須準時出席會議,因故不能參加者,須提前向上級領(lǐng)導(dǎo)請假,不得無故缺席或遲到,不得早退。
第17條 參會人員需攜帶記錄本和筆,做好會議記錄
第18條 會議期間,請將一切通訊工具置于關(guān)閉或振動狀態(tài),不隨便走動、不吸煙、不交頭接耳、不做與會議無關(guān)的其他事情。
第19條 嚴格遵守會議起止時間。會議主持人在會議開始時應(yīng)做本次會議的簡要說明,將會議進行順序及時間安排分配告知與會者,并指定專人控制會議進度,引導(dǎo)在一定時間段作出總結(jié),在得到大家同意時方可延長會議時間。
第20條 會議討論應(yīng)緊扣會議主題,嚴禁談?wù)撆c會議主題無關(guān)的內(nèi)容。
第21條 與會人員應(yīng)保持會議場所的整潔。
第7章 附則
第22條 本制度由項目部綜合管理辦公室制定,解釋權(quán)歸項目部綜合管理辦公室所有。
第23條 本制度自頒布之日起開始實施。
三、資質(zhì)證章管理規(guī)定
資質(zhì)證章管理規(guī)定
第1章 總則
第1條 為加強對公司項目部相關(guān)資質(zhì)證書、印章的使用及管理,維護公司利益,杜絕違法行為的發(fā)生,特制定本規(guī)定。
第2條 項目部的資質(zhì)證章包括以7大類。
1.企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照。
2.公司相關(guān)資質(zhì)證書。
3.ISO質(zhì)量體系認證證書。
4.公司公章。
5.財務(wù)專用章。
6.項目技術(shù)資料專用章。
7.其他資質(zhì)證章。
第3條 本規(guī)定適用于項目部資質(zhì)證書、印章等的使用與管理相關(guān)工作事項。
第4條 公司項目部的資質(zhì)證書、執(zhí)照、各類證書、印章,由項目部綜合管理辦公室(以下簡稱“綜合辦”)監(jiān)管人統(tǒng)一管理。
第5條 監(jiān)管人持有公司項目資質(zhì)證章的,須辦理歸還印章手續(xù)后方可辦理離職手續(xù)。
第2章 資質(zhì)證章的申辦
第6條 項目資質(zhì)證書、執(zhí)照、各類證書的申辦,由項目各部門根據(jù)需要提交到綜合辦進行匯總,然后報送項目部經(jīng)理審核,最后由公司總經(jīng)理進行審批。
第7條 經(jīng)公司總經(jīng)理審批后,綜合辦協(xié)同項目部相關(guān)部門共同辦理相關(guān)資質(zhì)證章,然后移交監(jiān)管人保管。
第3章 資質(zhì)證章的使用與保管
第8條 資質(zhì)證章的使用,均需辦理使用審批手續(xù),依據(jù)“資質(zhì)證章使用審批表”填制“資質(zhì)證章使用登記表”。
第9條 特殊情況下,難以備有審批意見或簽字又必須使用用印章的涉及重大事項的文件,應(yīng)由經(jīng)辦人在“資質(zhì)證章使用登記表”上登記時間、事由、審批人、經(jīng)辦人,以備監(jiān)管人查核。
第11條 監(jiān)管人應(yīng)妥善保管“資質(zhì)證章使用審批表”和相關(guān)登記表,按序裝訂成冊、備查。
第12條 財務(wù)專用章的使用,遵照有關(guān)財務(wù)制度,以總經(jīng)理最終簽字作為蓋章依據(jù)。
第13條 任何人不得私自動用資質(zhì)證章,不得在空白的介紹信、信箋等單子、白條上蓋印,防止發(fā)生損害公司利益的行為。
第14條 對于有公司資質(zhì)證章的報廢文件,一律予以統(tǒng)一銷毀處理。
第15條 公司總經(jīng)理對公司所有的資質(zhì)證章的使用擁有絕對的決定權(quán)。
第16條 涉及法律等重要事項需使用資質(zhì)證章的,須依有關(guān)規(guī)定報公司法律顧問審核簽字。
第17條 原則上,資質(zhì)證章不許帶出公司,確因工作需要帶出使用的,應(yīng)事先填寫“資質(zhì)證章使用申請單”,載明事項,經(jīng)公司總經(jīng)理批準后,由兩人以上共同攜帶使用。
第18條 印章保管一般要求如下。
1.印章應(yīng)置于安全地方,不可隨意放置,使用后應(yīng)及時放回原位。
2.監(jiān)管人應(yīng)對印章經(jīng)常檢查,經(jīng)常清潔,以保證印章字體和圖案清晰。
3.印章應(yīng)蓋在文件下面,蓋印文件必要時應(yīng)蓋騎縫印。若文件需蓋印多個印章的,各印章不能交叉重疊,不能壓住正文,也不能蓋出紙邊。
第4章 資質(zhì)證章的停用及廢止管理
第19條 有遇下列情況,資質(zhì)證章需停用。
1.項目部門變動或項目部門名稱改變。
2.相關(guān)部門通知改變印章圖樣。
3.相關(guān)證書過期。
4.資質(zhì)證章遺失、損毀、被盜。
(1)當資質(zhì)印章遺失、損毀、被盜時,保管人應(yīng)及時向上級遞交說明原因報告書。
(2)對于印章的損毀情形需經(jīng)上級確認后,方可刻制新印章。
(3)遺失資質(zhì)印章所引起的損失原則上由遺失者個人完全承擔;特殊情況而減免時,需有總經(jīng)理簽批。
(4)對于遺失、被盜情形,監(jiān)管人應(yīng)及時發(fā)出作廢通知,并補辦相關(guān)證書或是改刻新章。事后發(fā)現(xiàn)舊資質(zhì)證章時,應(yīng)及時將其上交上級確認并作廢處理。
第20條 資質(zhì)證章停用須由項目綜合管理部監(jiān)管人填寫“資質(zhì)證章停用申請表”,經(jīng)總經(jīng)理審批后發(fā)布正式的停用通知。
第21條 監(jiān)管人及時將停用的資質(zhì)證章送執(zhí)法機關(guān)封存或銷毀,項目綜合管理部保存一份《資質(zhì)證章停用申請表》。
第5章 責(zé)任
第22條 監(jiān)管人必須妥善保管資質(zhì)證章,如有遺失,必須及時向公司總經(jīng)理報告。
第23條 公司任何人員必須嚴格依照規(guī)定程序使用資質(zhì)證章,未經(jīng)規(guī)定程序不得擅自使用。
第24條 違反本規(guī)定給公司造成損失的,由公司對違紀者予以行政處分,造成嚴重損失或情節(jié)嚴重的,移送有關(guān)機關(guān)處理。
第6章 附則
第25條 本規(guī)定由項目部負責(zé)編制、修訂,其解釋權(quán)歸項目部所有。
第26條 本規(guī)定自頒布之日起開始執(zhí)行。
四、收文發(fā)文管理辦法
收文發(fā)文管理辦法
第1章 總則
第1條 為規(guī)范項目部的收發(fā)文工作,確保項目工作的順利進行,特制定本辦法。
第2條 本辦法適用于項目部文件的收發(fā)處理相關(guān)事項。
第3條 項目部綜合管理辦公室負責(zé)項目部的文件收發(fā)處理工作,項目部各組工作人員應(yīng)積極配合其工作。
第2章 收文管理
第4條 項目部收到上級或其他部門的文件時,統(tǒng)一由綜合管理辦公室辦事員查封登記,并送辦公室主任簽署辦理意見。
第5條 綜合管理辦公室辦事員按辦公室主任簽署的處理意見,于當日分別送有關(guān)人員查閱,并做好傳遞登記工作。
第6條 對于上級的機要文件,要進行信封、文件、文號、、機要編號核定,如果其中一項不正確,應(yīng)立即報告項目相關(guān)部門,并登記差錯文件的文號。
第7條 項目部負責(zé)人之間及與其他部門之間在閱文時不準橫向直接互相傳閱,一律由辦事員分別送閱。傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家或是其他公共場所,也不得將文件轉(zhuǎn)接給其他人閱看。閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確實工作需要,需辦理借閱手續(xù),以防泄密。文件閱完后,應(yīng)交送綜合辦辦事員。
第8條 對上級催辦文件和項目部領(lǐng)導(dǎo)批示限期辦理的文件,由辦公室辦事員做好催辦工作,并由經(jīng)辦人和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后按要求及時上報。
第9條 負責(zé)文件收發(fā)的辦事員對經(jīng)手處理的公文應(yīng)遵循“事事有下文、件件有落實、催辦有結(jié)果、轉(zhuǎn)辦需及時”的原則。
第3章 發(fā)文管理
第10條 項目部起草文件時,須注意以下相關(guān)事項。
1.文件起草一律用鋼筆或碳素筆書寫,字跡工整、一字一格、文字簡練、標點準確。
2.文中的數(shù)字除發(fā)文號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、百分比、專業(yè)術(shù)語和其它必須用阿拉伯數(shù)字的以外,一律用漢字書寫。
3.引用公文注明發(fā)文時間、機關(guān)、標題和文號,用語要準確、規(guī)范,不要使用不規(guī)范的字、詞和簡稱。
4.起草人要在發(fā)文前到綜合管理辦公室領(lǐng)取發(fā)文審批單,起草人要在發(fā)文審批單上簽名,并寫明主辦單位和起草時間,交起草部門負責(zé)人核稿。
第11條 發(fā)文負責(zé)人要對所起草的文件內(nèi)容、有關(guān)政策、數(shù)字、附件等進行認真核對修改,在發(fā)文審批單“核稿”欄內(nèi)簽名并寫明核稿時間。屬于秘密文件,核稿時應(yīng)該注明“秘密”字樣,并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
第12條 需由有關(guān)部門或人員會簽的文件,要在發(fā)文審批單“會簽”欄內(nèi)寫明會簽部門或人員,由發(fā)文部門送簽。
第13條 會簽部門負責(zé)人要對發(fā)文中的有關(guān)內(nèi)容進行認真閱讀,必要時可以修改補充,保證文件中的意見統(tǒng)一。會簽人需在發(fā)文審批單“會簽”欄內(nèi)簽名并注明會簽時間。
第14條 起草的文件,經(jīng)核稿、會簽后交辦公室辦事員,由其及時送辦公室主任審核。
第15條 綜合辦主任需在 日內(nèi)對擬發(fā)文件在政策上把關(guān),對文件內(nèi)容、發(fā)文形式、文字結(jié)構(gòu)等進行綜合審核修改,在發(fā)文審批單“審核”欄內(nèi)簽送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽批意見,并注明審核人及時間,交由辦事員送項目部經(jīng)理簽批。
第16條 如擬發(fā)文件字跡不清、標點不清、修改混亂的,需退回起草人修改后再送項目部經(jīng)理簽批。
第17條 對不經(jīng)綜合辦核稿、會簽人簽字、未經(jīng)審核的擬發(fā)文件,項目部經(jīng)理一律不接收。
第18條 未經(jīng)綜合辦核稿的文件,不得直接送項目部經(jīng)理簽發(fā)。
第19條 經(jīng)項目部經(jīng)理簽發(fā)的文件,由綜合辦辦事員編號登記后送交打字員。
第20條 送交打字的文件,由打字員在當日打出清樣,送擬稿人校對,并在“校對”欄內(nèi)簽名,當日送辦公室復(fù)印。
第21條 經(jīng)校對后的文件,由辦公室在當日內(nèi)印出。
第22條 印制出的文件,由辦公室再審閱一遍,確認無誤蓋章后,當日分發(fā)。
第4章 文件歸檔與銷毀
第23條 綜合管理辦公室辦事員需根據(jù)文書立卷歸檔有關(guān)規(guī)定及時將文書定稿,正本和有關(guān)材料應(yīng)整理歸檔。
第24條 需要銷毀的文件經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后,交由綜合管理辦公室定期銷毀。銷毀文件需要進行登記,須有專人監(jiān)督,保證不漏銷、不丟失。
第5章 附則
第25條 本辦法由項目部制定,解釋權(quán)歸項目部所有。
第26條 本辦法自頒布之日起開始實施。
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