關(guān)注我們 – 數(shù)字羅塞塔計(jì)劃 –

本篇是參加由電子文件管理推進(jìn)聯(lián)盟與數(shù)字羅塞塔計(jì)劃共同發(fā)起的“大分享”活動(dòng)投稿文章，來(lái)自泛微網(wǎng)絡(luò)科技股份有限公司，作者：戴廣冬。

01、背景現(xiàn)狀

作為數(shù)字政府建設(shè)的重要抓手，政務(wù)服務(wù)改革經(jīng)過(guò)多年發(fā)展，截至2022年底，全國(guó)一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)實(shí)名用戶已超10億人，匯集13.8億件政務(wù)服務(wù)辦件，在此過(guò)程中產(chǎn)生了大量需要?dú)w檔的電子文件，平臺(tái)用戶對(duì)于電子檔案、電子證照的利用需求愈加強(qiáng)烈。

為推進(jìn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔工作，推動(dòng)各行業(yè)各領(lǐng)域政務(wù)服務(wù)電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化管理，有力支撐政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，不斷提升企業(yè)和群眾的獲得感和滿意度，國(guó)務(wù)院辦公廳去年印發(fā)了國(guó)辦發(fā)【2023】26號(hào)文《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》。

各級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)完善政務(wù)服務(wù)辦理系統(tǒng)歸檔功能，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，做好政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、歸檔和政務(wù)服務(wù)電子檔案保管、利用、移交等工作。

02、政務(wù)服務(wù)電子檔案系統(tǒng)建設(shè)思路

我們提出的解決方案是：以GB/T 42727-2023《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，以“隨辦隨歸”為目標(biāo)，從政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)管理端向服務(wù)端轉(zhuǎn)變，助力政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)打造“1 4 1”（1項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范 4個(gè)歸檔組件 1套檔案系統(tǒng)）管理新模式。

一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

依據(jù)GB/T 42727-2023等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以統(tǒng)籌規(guī)劃、全程管理、方便利用和確保安全為宗旨，貫徹落實(shí)國(guó)辦發(fā)【2023】26號(hào)文件要求，細(xì)化主體責(zé)任，開(kāi)發(fā)電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)文件收集、整理組件、歸檔檢測(cè)、移交接收、統(tǒng)計(jì)分析、服務(wù)利用等功能。

四個(gè)歸檔組件，明確歸檔流程范圍

事項(xiàng)辦理流程

對(duì)政務(wù)服務(wù)擬歸檔事項(xiàng)，基于其事項(xiàng)辦理流程、辦事指南、業(yè)務(wù)手冊(cè)，理清業(yè)務(wù)屬性和文件材料運(yùn)動(dòng)軌跡，為電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)打下基礎(chǔ)。

歸檔管理流程

根據(jù)文件要求，設(shè)計(jì)歸檔管理步驟和流程，明確政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門工作邊界和內(nèi)容。

文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

政務(wù)服務(wù)辦理全過(guò)程中形成和調(diào)用的證據(jù)性材料、程序性材料、結(jié)果性材料等應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。政務(wù)服務(wù)電子檔案保管期限應(yīng)不低于行政管理、訴訟、審計(jì)等活動(dòng)所需的追溯年限。

歸檔信息包

政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件的歸檔以一個(gè)辦件為單位形成歸檔信息包，歸檔信息包的內(nèi)容為單個(gè)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦件辦理過(guò)程中形成的電子文件組件及其元數(shù)據(jù)。

一套檔案系統(tǒng)

政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)電子文件形成、辦理、收集、整理、歸檔和政務(wù)服務(wù)電子檔案鑒定、利用、移交、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用的全生命周期管理，助力檔案管理有力支撐政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”，為數(shù)字政府建設(shè)賦能。

03、電子檔案系統(tǒng)功能亮點(diǎn)

電子文件多樣化收集方式

電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)提供預(yù)歸檔平臺(tái)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)的接口，自動(dòng)獲取、匹配“一網(wǎng)通辦”辦件庫(kù)、材料庫(kù)中的文件。

針對(duì)非政務(wù)服務(wù)平臺(tái)產(chǎn)生的電子檔案，支持通過(guò)在線著錄、批量導(dǎo)入等方式，實(shí)現(xiàn)零散電子文件的手動(dòng)歸檔。

同時(shí)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)元數(shù)據(jù)收集，獲取單個(gè)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦件辦理過(guò)程中形成的歸檔事項(xiàng)基本信息、辦理流程基本信息、電子文件基本信息。

電子文件預(yù)歸檔，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)元數(shù)據(jù)信息映射匹配

針對(duì)一項(xiàng)政務(wù)服務(wù)辦理事項(xiàng)需從多個(gè)政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)獲取歸檔信息的情況，電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)能夠根據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)梳理的元數(shù)據(jù)與按照電子文件歸檔要求的元數(shù)據(jù)字段進(jìn)行關(guān)聯(lián)映射，實(shí)現(xiàn)電子文件內(nèi)容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、各組件的自動(dòng)關(guān)聯(lián)。

電子文件四性檢測(cè)

電子文件歸檔及電子檔案管理系統(tǒng)根據(jù)DA/T 70-2018《文書(shū)類電子檔案檢測(cè)一般要求》，對(duì)政務(wù)服務(wù)電子文件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，檢測(cè)完成后自動(dòng)生成檢測(cè)報(bào)告。

電子檔案區(qū)塊鏈存證

所有歸檔的政務(wù)服務(wù)電子文件和數(shù)據(jù)都可以在權(quán)威的國(guó)家公證處或司法區(qū)塊鏈中存證，并且可出具存證報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括電子簽名過(guò)程、證書(shū)信息、認(rèn)證記錄和存證信息。

電子檔案全程安全控制

1.按照要求，系統(tǒng)將歸檔文件轉(zhuǎn)換成OFD等符合長(zhǎng)期保存要求的版式文件。

2.電子檔案登記、日常檢查、轉(zhuǎn)換、遷移、鑒定、銷毀等全過(guò)程線上化，支持對(duì)電子檔案開(kāi)放鑒定、密級(jí)鑒定、保管期限鑒定等，鑒定動(dòng)作全程留痕。

3.建立加密、防篡改、備份等管控機(jī)制，結(jié)合區(qū)塊鏈、電子簽章等技術(shù)，保障檔案數(shù)據(jù)安全，滿足國(guó)家網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全有關(guān)法律規(guī)定；實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案借閱、傳輸、存儲(chǔ)的安全支撐，為政務(wù)服務(wù)電子檔案的共享利用保駕護(hù)航。

4.支持按照DA/T 92-2022《電子檔案單套管理一般要求》實(shí)現(xiàn)跨系統(tǒng)離線移交，系統(tǒng)生成移交清單，保證移交過(guò)程安全。

虛擬庫(kù)房支撐雙套制管理

當(dāng)前正處于檔案信息化轉(zhuǎn)型的過(guò)渡階段，“雙套制”管理的情況普遍存在。電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)能夠支撐虛擬庫(kù)房建立、檔案入庫(kù)、出庫(kù)、移庫(kù)、盤點(diǎn)等各項(xiàng)日常操作，實(shí)現(xiàn)線下紙質(zhì)檔案與線上電子檔案的一體化管理。

電子檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

支持對(duì)電子檔案的收集、歸檔、保管、利用、移交等業(yè)務(wù)過(guò)程數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，依托駕駛艙所提供的智能動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)看板、數(shù)據(jù)報(bào)表，對(duì)政務(wù)服務(wù)電子檔案實(shí)現(xiàn)全面跟蹤和管理。

04、價(jià)值總結(jié)

“1 4 1”政務(wù)服務(wù)電子檔案系統(tǒng)，輔助政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件歸檔、電子檔案管理、利用和移交等全程高效管理，為電子檔案作為憑證支撐政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)：

收集

支持與政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，打通從申報(bào)材料提交到材料歸檔的全過(guò)程，推進(jìn)全程業(yè)檔一體化功能落地。

管理

提供全程數(shù)字化檔案管理能力的同時(shí)，滿足現(xiàn)階段“雙套制”管理需求，支撐線上電子檔案和線下紙質(zhì)檔案的并行管理。

保存

對(duì)所有歸檔的文件和數(shù)據(jù)進(jìn)行版式固化、電子簽章，在接收、歸檔階段，同時(shí)進(jìn)行四性檢測(cè)，確保檔案真實(shí)、完整、安全、可用。

利用

建立政務(wù)服務(wù)相關(guān)電子檔案統(tǒng)一管理庫(kù)，可高效搜索、簡(jiǎn)化檔案調(diào)閱流程，提升檔案使用效率；系統(tǒng)在支持全棧信創(chuàng)環(huán)境的同時(shí)，支持雙生態(tài)（信創(chuàng)非信創(chuàng)）終端訪問(wèn)。

數(shù)字羅塞塔計(jì)劃公眾號(hào)致力于作為中立的第三方客觀公正地表達(dá)自己對(duì)于檔案信息化領(lǐng)域的看法和觀點(diǎn)。真理越辯越明，我們也衷心歡迎越來(lái)越多的人投身到檔案數(shù)字資源管理和保存這一領(lǐng)域的研究中來(lái)并發(fā)表真知灼見(jiàn)，共同為人類文明的傳承而努力奮斗！

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