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本篇是參加由電子文件管理推進聯(lián)盟與數(shù)字羅塞塔計劃共同發(fā)起的“大分享”活動投稿文章，來自泛微網(wǎng)絡科技股份有限公司，作者：戴廣冬。
01、背景現(xiàn)狀
作為數(shù)字政府建設的重要抓手，政務服務改革經(jīng)過多年發(fā)展，截至2022年底，全國一體化在線政務服務平臺實名用戶已超10億人，匯集13.8億件政務服務辦件，在此過程中產(chǎn)生了大量需要歸檔的電子文件，平臺用戶對于電子檔案、電子證照的利用需求愈加強烈。
為推進政務服務事項電子文件歸檔工作，推動各行業(yè)各領域政務服務電子文件從形成辦理到歸檔管理全流程電子化管理，有力支撐政務服務“一網(wǎng)通辦”，不斷提升企業(yè)和群眾的獲得感和滿意度，國務院辦公廳去年印發(fā)了國辦發(fā)【2023】26號文《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》。
各級政務服務機構應當完善政務服務辦理系統(tǒng)歸檔功能，積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，做好政務服務電子文件形成、辦理、歸檔和政務服務電子檔案保管、利用、移交等工作。
02、政務服務電子檔案系統(tǒng)建設思路
我們提出的解決方案是：以GB/T 42727-2023《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》等相關標準為依據(jù)，以“隨辦隨歸”為目標，從政務服務事項管理端向服務端轉變，助力政務服務機構打造“1 4 1”（1項標準規(guī)范 4個歸檔組件 1套檔案系統(tǒng)）管理新模式。
一項標準規(guī)范
依據(jù)GB/T 42727-2023等相關標準，以統(tǒng)籌規(guī)劃、全程管理、方便利用和確保安全為宗旨，貫徹落實國辦發(fā)【2023】26號文件要求，細化主體責任，開發(fā)電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)文件收集、整理組件、歸檔檢測、移交接收、統(tǒng)計分析、服務利用等功能。
四個歸檔組件，明確歸檔流程范圍
事項辦理流程
對政務服務擬歸檔事項，基于其事項辦理流程、辦事指南、業(yè)務手冊，理清業(yè)務屬性和文件材料運動軌跡，為電子文件歸檔和電子檔案管理系統(tǒng)建設打下基礎。
歸檔管理流程
根據(jù)文件要求，設計歸檔管理步驟和流程，明確政務服務機構業(yè)務部門和檔案管理部門工作邊界和內容。
文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表
政務服務辦理全過程中形成和調用的證據(jù)性材料、程序性材料、結果性材料等應當納入歸檔范圍。政務服務電子檔案保管期限應不低于行政管理、訴訟、審計等活動所需的追溯年限。
歸檔信息包
政務服務事項電子文件的歸檔以一個辦件為單位形成歸檔信息包，歸檔信息包的內容為單個政務服務事項辦件辦理過程中形成的電子文件組件及其元數(shù)據(jù)。
一套檔案系統(tǒng)
政務服務電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)政務服務電子文件形成、辦理、收集、整理、歸檔和政務服務電子檔案鑒定、利用、移交、銷毀、統(tǒng)計、利用的全生命周期管理，助力檔案管理有力支撐政務服務“一網(wǎng)通辦”，為數(shù)字政府建設賦能。
03、電子檔案系統(tǒng)功能亮點
電子文件多樣化收集方式
電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)提供預歸檔平臺，通過標準的接口，自動獲取、匹配“一網(wǎng)通辦”辦件庫、材料庫中的文件。
針對非政務服務平臺產(chǎn)生的電子檔案，支持通過在線著錄、批量導入等方式，實現(xiàn)零散電子文件的手動歸檔。
同時系統(tǒng)能夠實現(xiàn)元數(shù)據(jù)收集，獲取單個政務服務事項辦件辦理過程中形成的歸檔事項基本信息、辦理流程基本信息、電子文件基本信息。
電子文件預歸檔，業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)元數(shù)據(jù)信息映射匹配
針對一項政務服務辦理事項需從多個政務服務系統(tǒng)獲取歸檔信息的情況，電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)能夠根據(jù)業(yè)務系統(tǒng)梳理的元數(shù)據(jù)與按照電子文件歸檔要求的元數(shù)據(jù)字段進行關聯(lián)映射，實現(xiàn)電子文件內容數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)、各組件的自動關聯(lián)。
電子文件四性檢測
電子文件歸檔及電子檔案管理系統(tǒng)根據(jù)DA/T 70-2018《文書類電子檔案檢測一般要求》，對政務服務電子文件進行真實性、完整性、可用性、安全性進行檢測，檢測完成后自動生成檢測報告。
電子檔案區(qū)塊鏈存證
所有歸檔的政務服務電子文件和數(shù)據(jù)都可以在權威的國家公證處或司法區(qū)塊鏈中存證，并且可出具存證報告，報告內容包括電子簽名過程、證書信息、認證記錄和存證信息。
電子檔案全程安全控制
1.按照要求，系統(tǒng)將歸檔文件轉換成OFD等符合長期保存要求的版式文件。
2.電子檔案登記、日常檢查、轉換、遷移、鑒定、銷毀等全過程線上化，支持對電子檔案開放鑒定、密級鑒定、保管期限鑒定等，鑒定動作全程留痕。
3.建立加密、防篡改、備份等管控機制，結合區(qū)塊鏈、電子簽章等技術，保障檔案數(shù)據(jù)安全，滿足國家網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)安全有關法律規(guī)定；實現(xiàn)對電子檔案借閱、傳輸、存儲的安全支撐，為政務服務電子檔案的共享利用保駕護航。
4.支持按照DA/T 92-2022《電子檔案單套管理一般要求》實現(xiàn)跨系統(tǒng)離線移交，系統(tǒng)生成移交清單，保證移交過程安全。
虛擬庫房支撐雙套制管理
當前正處于檔案信息化轉型的過渡階段，“雙套制”管理的情況普遍存在。電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)能夠支撐虛擬庫房建立、檔案入庫、出庫、移庫、盤點等各項日常操作，實現(xiàn)線下紙質檔案與線上電子檔案的一體化管理。
電子檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析
支持對電子檔案的收集、歸檔、保管、利用、移交等業(yè)務過程數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，依托駕駛艙所提供的智能動態(tài)數(shù)據(jù)看板、數(shù)據(jù)報表，對政務服務電子檔案實現(xiàn)全面跟蹤和管理。
04、價值總結
“1 4 1”政務服務電子檔案系統(tǒng)，輔助政務服務機構實現(xiàn)對電子文件歸檔、電子檔案管理、利用和移交等全程高效管理，為電子檔案作為憑證支撐政務服務“一網(wǎng)通辦”奠定堅實基礎：
收集
支持與政務服務系統(tǒng)和其他業(yè)務系統(tǒng)集成，打通從申報材料提交到材料歸檔的全過程，推進全程業(yè)檔一體化功能落地。
管理
提供全程數(shù)字化檔案管理能力的同時，滿足現(xiàn)階段“雙套制”管理需求，支撐線上電子檔案和線下紙質檔案的并行管理。
保存
對所有歸檔的文件和數(shù)據(jù)進行版式固化、電子簽章，在接收、歸檔階段，同時進行四性檢測，確保檔案真實、完整、安全、可用。
利用
建立政務服務相關電子檔案統(tǒng)一管理庫，可高效搜索、簡化檔案調閱流程，提升檔案使用效率；系統(tǒng)在支持全棧信創(chuàng)環(huán)境的同時，支持雙生態(tài)（信創(chuàng)非信創(chuàng)）終端訪問。
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