要建立員工電子檔案并能實現(xiàn)對員工信息的查詢，如果用“查找”的方法，在眾多的檔案項目中，有些在查詢結(jié)果中不需要顯示的項目也會顯示，那樣就顯得有些眼花繚亂，所以就得另辟蹊徑。如果利用控件、VLOOKUP函數(shù)等制作員工檔案查詢界面，將檔案信息顯示在相應(yīng)單元格中，這樣就能清晰明了、別具一格（圖1）。
1. 構(gòu)建員工信息表
員工信息表就是在Excel工作表中錄入所需要員工的檔案信息，沒什么難度。要說稍微有些難點的地方，就是在工作表中批量插入員工的照片到相應(yīng)的單元格中。這里向大家介紹兩種方法，無論哪種方法，照片名一般都和信息表中的姓名相對應(yīng)，當(dāng)然也可和表中其他字段相對應(yīng)，只要保證其唯一性就可以。
第一種方法是利用公式，在員工檔案信息表N2單元格輸入公式“=\”<table><img src=\”\”D:photo\”&C2&\”.jpg\”\”width=\”\”176\”\”height=\”\”220\”\”>\””，向下拖動填充到相應(yīng)單元格。接下來，選中圖片列公式內(nèi)容（從N2開始），復(fù)制，返回桌面，新建一個文本文件，并打開，粘貼（圖2）。
小提示：
公式中的“D:photo”為存放員工照片的文件夾，A2為照片名稱，176和220分別是照片的寬度和高度，單位是像素，實際應(yīng)用時大家可以根據(jù)實際情況調(diào)整。
照片所在列的行高、列寬調(diào)整好后，復(fù)制記事本中的內(nèi)容，右鍵單擊員工檔案信息表N2單元格，選擇“選擇性粘貼”，在彈出窗口選擇“Unicode文本”，確定后照片就插入到相應(yīng)單元格中了（圖3）。
第二種方法，即替換定位法。首先，在一個空白單元格中輸入半角雙引號（如O2單元格），然后在另一單元格Q2輸入公式“=$O$2&C2&\”.jpg\”&$O$2&\” \””，并向下填充，將生成的內(nèi)容全選復(fù)制、粘貼到文本文件中，再從文本文件中復(fù)制文本，把復(fù)制的名稱粘貼到另一個空白單元格中，本例中放在了R2單元格中。選中R2單元格，調(diào)出查找、替換窗口，在“查找內(nèi)容”里輸入Ctrl J或者Ctrl Enter，表示要替換的是回車符，而“替換為”處輸入英文狀態(tài)下的空格，點擊“替換”以后，就會出現(xiàn)加了以空格為分隔符的信息了（圖4）。
小提示：
為什么要使用替換功能呢？因為Excel導(dǎo)入圖片，如果要批量的話，名稱之間必須用空格間隔開。
接下來，選中R2單元復(fù)制，通過工具欄中的插入功能，進(jìn)行圖片的插入。找到準(zhǔn)備好的圖片素材所在路徑，然后把復(fù)制的信息粘貼到文件夾名中，點擊“插入”后就在工作表里插入相應(yīng)圖片了（圖5）。
圖片插入后，通過工具欄中的“編輯”，選擇“定位”，然后選擇“定位條件”。在定位條件中，選擇“對象”，因為圖片是以對象的形式插入的，這樣就可以選中所有的圖片。右擊圖片選擇“設(shè)置對象格式”，在窗口中設(shè)置好圖片大小。將最底層的圖片拖放到照片的第1個單元格，將最頂層的圖片拖放到照片的最后單元格，再次利用對象定位選中所有圖片，通過對齊中的左對齊和縱向分布將所有圖片放置到相應(yīng)單元格中。圖片都是對應(yīng)Excel的排列順序而排列的，所以用戶不需要擔(dān)心會對應(yīng)錯誤（圖6）。
2. 插入并設(shè)置下拉菜單
檔案信息表構(gòu)建完成后，新建一個工作表，設(shè)計好檔案界面，調(diào)整好顯示照片單元格的大小。點擊“公式”選項卡中的“名稱管理器”，新建名稱“圖片”，引用位置為“=INDEX(Sheet1!$N:$N,MATCH(INDEX(Sheet1!$B2:$B16,Sheet3!$A$1,),Sheet1!$B:$B))”。選擇“開發(fā)工具”選項卡，點擊“插入→表單控件”下的“組合框”，在姓名位置畫個組合控件，右擊這個控件，選擇“設(shè)置控件格式”，在彈出窗口數(shù)據(jù)源區(qū)域選擇信息表中的C2:C16，鏈接單元格選擇A1（當(dāng)然也可選擇其他空白單元格），這樣就形成了下拉列表菜單（圖7）。
3. 根據(jù)選擇顯示所需員工信息
在H6（即所要顯示工號單元格）單元格中輸入公式“=VLOOKUP(INDEX(Sheet1!$B$2: $B$16, $A$1,),Sheet1! $B$2: $N$16,1,FALSE)”，這樣就能獲取到當(dāng)前所選人的工號；在J6單元格輸入公式“=VLOOKUP(INDEX(Sheet1!B2:B16,A1,),Sheet1!B2:N16,9,FALSE)”，這樣就能獲取到當(dāng)前所選人的籍貫；其他所要顯示的信息公式依此類推。最后，先在界面照片位置插入一個圖片，調(diào)整好其大小，在公式欄輸入“=圖片”。
經(jīng)過上述設(shè)置，當(dāng)輸入的姓名發(fā)生變化時，其他信息及照片也發(fā)生相應(yīng)變化，即可實現(xiàn)信息按設(shè)定的格式查詢顯示了。
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