文：易斌 | Easy Selling 銷售賦能中心 院長
上一篇文章【很多人問我，銷售團隊會議究竟能干啥】，我從不同維度闡述了團隊會議的五大功效，分別是“收心、共識、激勵、解難、賦能”。今天，我們繼續(xù)談“開會”，聚焦談?wù)勀男┬袆硬呗钥梢宰寛F隊會議更加高效高能？我們可以分別從會前、會中、會后三個階段進行闡述。
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凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，會前的“計劃性”最為重要。
首先，會議數(shù)量不在多，而在于有規(guī)劃、有節(jié)奏。
開會確實能解決很多的問題，但也是一件很高成本的管理活動?？v觀團隊中的各種大小會議，無外乎可分為兩種：一種是過程導向會議，一種是任務(wù)導向會議。
過程導向會議的典型特征是定期舉行、例行性召開、以信息分享為主，如部門內(nèi)部的晨會夕會、周會月會、和下屬的一對一績效輔導面談會議、定期的工作總結(jié)與計劃會議等等。
這種會議要有節(jié)奏的舉行，不能心氣來潮時就開，心情低落時就不開。管理者可以借助此類過程導向會議，把團隊的管理思想與行動方向進行貫徹與共識。
而任務(wù)導向會議的典型特征是不定期舉行，是基于突發(fā)的問題來尋求解決方案的會議。一般來說，過程導向會議可以解決團隊中80%的問題，剩下20%的問題就要靠任務(wù)導向會議來解決。
其次，會議前的準備要充分，忌“臨陣磨槍”。
“頭腦風暴”是我們在會議中常見的一種團隊共創(chuàng)環(huán)節(jié)。但如果與會者對于會議議題沒有提前思考和準備，而是頭腦一片空白地參與到會議討論中，最終的輸出成果質(zhì)量也就無從保證。
尤其是作為會議核心的團隊管理者，更是應(yīng)該在會議前就對會議議題要有研究、有主張、有方案、才能在會議中充分“駕馭”與會成員的不同觀點，最終導向高質(zhì)量的共識成果。
比如說，要舉行一個銷售漏斗分析會議，管理者就要事先獲取團隊的銷售績效數(shù)據(jù)，對于做得好的以及不足的地方進行重點標注，提前準備好對團隊的期望與要求，然后再胸有成竹地參與到會議中。
好的會前準備還包括有清晰的會議議程、明確的會議議題、對參會人員的會前“作業(yè)”布置、做好會議組織者的角色分工等等。
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接下來，對“會議中”的管理也極為關(guān)鍵。要把一次團隊會議的組織當成一次項目管理，讓各個環(huán)節(jié)目標導向，有序推進。
會議開始時的“儀式感”一定要有，而且不可或缺。
什么是“儀式感”？就是讓人覺得這是一個不尋常的時刻，讓人不由自主地被吸引到，愿意主動參與，而且印象深刻。試想一下，大家稀稀拉拉地走進會議室，頭腦里還是充斥著會議室外面的各種事務(wù)紛擾。要想讓大家快速進入到參會狀態(tài)，有儀式感的開場環(huán)節(jié)就能起到這樣的“頻道轉(zhuǎn)換”作用。
比如說，大家全體起立，誦讀一段企業(yè)文化與價值觀文案；又比如說，大家一起做一段簡單的健身操或小游戲；再或者，主持人對上臺發(fā)言者的一段用心良苦且幽默風趣的“出場引薦”，都會讓與會人員“提神醒腦”，繼而能身心合一地投入會議之中。磨刀不誤砍柴工，好的“儀式感”開場，就是好的參會狀態(tài)的充分保障。
會議中，“誰來唱主角”也是個很有學問的安排。
我見過不少的“勤奮型”管理者，會議從頭到尾，基本都是他一個人的“秀場”與“一言堂”。這樣的會議，雖不會有紕漏，但也不會有“共識”。
但也有一些“懶政”的管理者，在會議上把更多的表現(xiàn)機會給到下屬，鼓勵下屬代替管理者進行數(shù)據(jù)和政策解讀，鼓勵下屬多站在管理者的角度思考和分析問題。然后管理者在聆聽到更多不同視角的聲音后，才會說出自己的觀點，做出最終的決定。這樣的會議，雖場面上有些“放任”，但卻能收放自如，集思廣益。
我們常說：強將手下無弱兵?，F(xiàn)在看來也不盡然。主管如果表現(xiàn)太強了，事事都要擼起袖子親自上陣，底下的人也就沒有了表現(xiàn)的機會。而反倒是那些愿意給機會讓下屬唱主角的管理者，才能真正培養(yǎng)出一支既有自信心又有戰(zhàn)斗力的好團隊；
除了以上兩點，會議中的“做筆記”應(yīng)該成為一種“標配”。
現(xiàn)在的多數(shù)人，講得多，記得少，有行動的更是寥寥可數(shù)。尤其是在會議上，大家你一言我一語，說過了，但如果沒有記下來，沒過多久就會忘記的一干二凈。下次再開會，講過的話再講一遍，表過的態(tài)再表一遍，如此反復，會議也就變得低效和無趣了。
“好記性不如爛筆頭”，我們特別強調(diào)，會議中一定要設(shè)一名“會議記錄員”，不是要去記那些大家發(fā)言的“流水賬”，而是實時地記錄住會議中形成的重要共識與做出承諾的行動計劃。會議的有效性恰恰也在于會議中輸出了多少后續(xù)可以跟進與檢查的“行動計劃共識”。
作為會議的主持人，此時需要做到的就是控制住會議的節(jié)奏，但凡有需要被記錄的“共識”出現(xiàn)，就要及時地當眾重復這個“共識”，并提醒會議記錄員進行實時記錄。
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最后，我們來關(guān)注“會議后”的執(zhí)行策略。有頭有尾，才是完美。首尾相接，方為閉環(huán)。
會議后最緊要的事情就是輸出“會議紀要”。
注意，是“會議紀要”而不是“會議記錄”。會議紀要不在乎行文長短，而在于簡明扼要，富有真知灼見?！皶h記錄員”應(yīng)該負責盡快地整理好會議紀要，發(fā)送給與會的所有人員，并抄送給相關(guān)的上級領(lǐng)導。管理者也應(yīng)及時查閱會議紀要，確保其內(nèi)容的真實性、準確性和全面性。
另外，會議后的Follow Up也極為關(guān)鍵。
我們常說，沒有后續(xù)跟進的行動計劃都是“耍流氓”。根據(jù)會議紀要中列明的各項行動計劃與相關(guān)責任人，大家分頭付諸行動，以目標為導向，并做好過程中的檢查與糾正。下一次會議，應(yīng)該設(shè)立對上期會議中行動計劃執(zhí)行結(jié)果的檢視環(huán)節(jié)。只有這樣，才能真正做到言行一致，有擔當，有進步。
— 結(jié)語 —
不懂開會，就不是好的管理者。管理者無法避免開會，但是可以讓開會變得更加有成效。以上的行動策略，不僅適用于銷售團隊，也適用于所有的職能型組織。
2022年，讓我們在高效會議中大踏步前進吧！
關(guān)于作者：易斌，Easy Selling 銷售賦能中心 院長，國際銷售績效改進研究院（中國）合伙人，為眾多世界五百強及中國標桿企業(yè)提供銷售業(yè)績改進咨詢服務(wù)。
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